HAL-HAL YANG BERKAITAN DENGAN ADMINSTRASI PROYEK (TUGAS 3)

1. Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil  penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas, biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber lain dan lain-lain. Oleh sebab itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya, waktu maupun kualitas.

Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan ( organizing ), pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen.

Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).

Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja, dan langkah perbaikan bila diperlukan

Tujuan dari proses manajemen adalah untuk mengusahakan agar semua rangkaian kegiatan tersebut :

• Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek
• Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan
• Kualitas yang sesuai dengan persyaratan
• Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar

Sasaran utama dalam manajemen proyek dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. pengembangan dan penyelesaian sebuah proyek dalam budget yang telah ditentukan, jangka waktu yang telah ditetapkan dan kualitas bangunan proyek sesuai dengan spesifikasi teknik yang telah dirumuskan,
2. bagi kontraktor yang bonafide yaitu untuk mengembangkan reputasi akan kualitas pekerjaannya (workmanship) serta mempertahankannya,
3. menciptakan organisasi di kantor pusat maupun di lapangan yang menjamin beroperasinya pekerjaan proyek secara kelompok (team work),
4. menciptakan iklim kerja yang mendukung baik dari segi sarana,kondisi kerja, keselamatan kerja dan komunikasi timbal balik yang terbuka antara atasan dan bawahan,
5. menjaga keselarasan hubungan antara sesamanya sehingga orang yang bekerja akan didorong untuk memberikan yang terbaik dari kemampuan dan keahlian mereka.

Project Manager

Project Manager dalam struktur organisasi kontraktor memegang posisi sebagai pemimpin dalam pelaksanaan proyek. Tugasnya adalah:

1. menguasai seluruh isi dokumen kontrak,
2. menjamin tersedianya seluruh sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,
3. memantau serta mengevaluasi pelaksanaan proyek,
4. melakukan negosiasi dengan sub kontraktor/suplier,
5. menetapkan asumsi-asumsi yang diperlukan untuk perencanaan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan,
6. memberi  pengarahan dalam tahap pembuatan RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek),
7. memberi pengarahan pelaksanaan proyek.

Kegiatan yang Dilakukan dalam Manajemen Proyek

1. Identifikasi Objek yang Akan Dikelola

Di bagian ini dilakukan identifikasi profil objek yaitu suatu kegiatan yang berbentuk proyek, dan perbandingannya dengan kegiatan operasional rutin. Perbedaan kedua jenis kegiatan tersebut di antaranya adalah kegiatan proyek bersifat nonrutin, terdiri dari aneka ragam kegiatan yang saling terkait dan mengikuti pola siklus kelangsungan hidup (life cycle) tertentu yang memiliki batas jelas kapan proyek dimulai dan berhenti.

2. Konsep Pengelolaan yang Akan Dipakai

Dalam hal ini penulis mengetengahkan 3 buah pemikiran di antara sejumlah pengamat dan pemikir masalah-masalah yang erat dengan perkembangan dan pertumbuhan konsep manajemen proyek. Pertama, pemikiran yang mencoba merumuskan definisi konsep manajemen proyek dengan menghubungkannya dengan manajemen umum (generalmanagement)/klasik/fungsional. Pemikiran kedua yang menghubungkan konsep manajemen  proyek dengan konsep sistem dan pendekatan kontinjensi. Adapun yang ketiga adalah perumusan konsep yang dibuat oleh “Project Management Institute” USA dalam rangka menyusun PM-BOK serta usaha ke arah standardisasi dan sertifikasi profesi manajemen proyek.

3. Area Ilmu Manajemen Proyek (PM-BOK)

Agar ilmu atau profesi manajemen proyek secara sistematis dapat dipelajari, dikodefikasi dan disertifikasi sebagai mana layaknya profesi lain seperti Kedokteran, Akuntansi, Hukum, dan lain-lain, maka oleh berbagai institusi seperti PMI-USA, APM (The Association of Project Man­agement)— Inggris dan INTERNET (The International Association of Project Management)— Eropa, telah dirintis penyusunan atribut clasar berupa PM-BOK yaitu area ilmu manajemen proyek. Dalam PM-BOK, PMI mengelompokkan area ilmu manajemen proyek menjadi 9 butir, yaitu pengelolaan integrasi, lingkup, waktu, biaya, mutu, sumber daya manusia, komunikasi, risiko dan pengadaan. PM-BOK dari PMI dan INTERNET.

4. Metode, Teknik, dan Prosedur

Metode dan teknik ini dipilih yang kegunaannya dianggap bersifat mendasar dan unik untuk proses mengelola proyek, seperti “WORK BREAKDOWN STRUCTURE” untuk mengelola lingkup, “ANALISIS JARINGAN KERJA” (CPM, PERT, dan PDM) untuk perencanaan proyek, IDENTIFIKASI VARIANS, KONSEP NILAI HASIL, CS/CSC untuk pengendalian biaya dan jadwal, dan lain-lain. Sedangkan untuk metode dan teknik yang penting untuk proyek-proyek tertentu tetapi kegunaannya tumpang tindih dengan disiplin ilmu atau profesi lain, seperti disiplin ilmu ekonomi dan produksi [analisis sensitivitas, program linear, “programming” lainnya, teori optimasi, konsep statistik, “proses control chart”, pareto diagram, dan lain-lain].

5. Aplikasi Konsep Manajemen Proyek pada Praktek Penyelenggaraan (Operasional) Proyek

Penulis beranggapan bahwa uraian perihal aplikasi konsep manajemen proyek pada praktek operasional untuk proyek tertentu akan banyak membantu secara langsung maupun tidak langsung menangkap dan memahami konsep, metode maupun tata laksana yang terkandung dalam manajemen proyek, karena pada uraian tersebut akan dijumpai contoh nyata aplikasinya dalam praktek penyelenggaraan proyek.

Siklus Proyek untuk Pemilik

Studi Kelayakan (Feasibility Study)

Proyek-proyek bangunan konstruksi umumnya sebelum dibuatkan perencanaan yang mendetail, harus dipelajari apakah proyek yang akan dibangun akan memberikan manfaat yang bersifat komersil (laba) atau yang bersifat non komersil (peningkatan export, penciptaan lapangan pekerjaan baru, dampak yang positif terhadap lingkungan sekitarnya)

Latihan Personil

Pembangunan dan pengoperasian proyek sukses melibatkan orang-orang yang terampil sehingga diperlukan latihan yang berkesinambungan guna menyiapkan orang-orang yang siap pakai untuk menggarap proyek tersebut dan mengoperasikannya. Perusahaan yang besar dapat mengadakan program latihan ini dalam perusahaannya sendiri dengan cara incompany training/ on the job training atau dikirim ke  lembaga latihan dan pendidikan di luar perusahaan. Persiapan personil harus sudah dipikirkan untuk tahapan operasional (tenaga manajemen) bilamana proyek sudah selesai dan mulai dioperasikan. Proyek tak dapat beroperasi dengan sukses tanpa dukungan dari tenagan manajemen yang mampu dan terampil, berdedikasi tinggi dan memiliki motivasi kerja yang baik.

Aspek Sosial dan Lingkungan Hidup

Masalah kemungkinan pencemaran lingkungan sebagai akibat didirikannya proyek tersebut harus diteliti dampaknya terhadap masyarakat setempak dan kemungkinan yang terjelek yang akan timbul perlu diperhitungkan seandainya cara penanggulangannya kurang efektif.

2. Aspek Administrasi Dalam Pengelolaan Usaha

Dalam pengelolaan usaha, ada salah satu aspek yang perlu kita pelajari, yaitu aspek administrasi dalam pengelolaan usaha. Materi ini meliputi perizinan usaha, surat menyurat, pencatatan barang dan jasa, pencatatan transaksi keuangan, dan pajak.

Perizinan Usaha

Perizinan usaha diperlukan untuk mendukung operasional usaha, baik usaha perorangan, Usaha Kecil dan Menengah (UKM) maupun usaha skala besar. Apabila usaha sudah memiliki izin, maka kita tidak perlu khawatir akan mendapat resiko adiministratif dari pemerintah dalam dalam menjalankan usaha.

Adapun bidang usaha yang memerlukan izin tersebut adalah sebagai berikut :
1. Usaha perdagangan memerlukan SIUP dari Departemen Perdagangan
2. Usaha di bidang kepariwisataan memerlukan izin usaha dari departemen kebudayaan dan pariwisata
3. Usaha jasa konstruksi memerlukan Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dari Departemen Pekerjaan Umum
4. Usaha di bidang industri memerlukan surat izin usaha perindustrian yang dikeluarkan oleh Departeman Perindustrian

1. Surat Izin Gangguan (HO) dan Surat Izin Tempat Usaha (SITU)

Kedua surat izin tersebut dikeluarkan oleh pemerintah daerah. Izin gangguan adalah pemberian izin tempat usaha kepada perusahaan dilokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya atau kerusakan lingkungan. Izin tempat usaha adalah izin yang diberikan bagi tempat-tempat usaha yang tidak menimbulkan gangguandan tidak mengakibatkan kerusakan lingkungan.

Manfaat memiliki HO dan SITU antara lain :
a. Mempermudah permohonan SIUP
b. Memperoleh jaminan perlindungan keamanan
c. Dapat digunakan sebagai jaminan pinjaman modal ke bank
d. Menjadi sarana untuk meminta ganti rugi apabila tempat usaha mengalami penggusuran atau pemindahan lokasi.

2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)

SIUP adalah surat izin untuk dapat melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. Berdasarkan besar kecilnya usaha, SIUP terbagi menjadi :
a. SIUP kecil : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya sampai dengan 200 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)
b. SIUP menengah : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya antara 200 juta sampai 500 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)
c. SIUP besar : diperuntukkan untuk perusahaan yang modal dan kekayaan bersihnya lebih dari 500 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan)

SIUP dilarang digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a. Kegiatan yang tudak sesuai dengan izin usaha
b. Kegiatan menghimpun dana masyarakat yang menawarkan keuntungan tidak wajar
c. Kegiatan perdagangan barang dengan sistem penjualan langsung (single level marketing/ multi level marketing)
d. Kegiatan perdagangan jasa survei
e. Pedagang besar dilarang melakukan kegiatan sebagai pedagang pengecer

Pejabat yang berwenang dalam penerbitan SIUP adalah :
a. Menteri yang berwenang
b. Menteri yang menyerahkan kewenangannya kepada :
1) Gubernur DKI Jakarta
2) Bupati/Walikota di seluruh Indonesia
c. Bupati/Walikota yang menyerahkan kewenangannya kepada Kepala Dinas atau Pejabat yang bertanggung jawab
d. Gubernur DKI Jakarta yang menyerahkan kewenangannya kepada Kepala Dinas atau Pejabat yang bertanggung jawab.
e. Khusus kawasan perdagangan bebas dan pelabuhan bebas, dilimpahkan kepada pejabat yang bertanggung jawab pada Badan Pengusahaan Karyawan Perdagangan bebas dan Pelabuha Bebas setempat
f. Khusus daerah terpencil, Bupati/Walikota melimpahkan kepada Camat setempat

Surat Menyurat
Jenis surat yang digunakan dalam kegiatan usaha disebut juga sebagai dengan surat niaga. Jenis-jenis surat niaga antara lain :
1. Surat perkenalan ; surat dari penjual kepada calon pembeliyang berisi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh pembeli
2. Surat permintaan penawaran ; srat yang diminta dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta penawaran mengenai barang/jasa tertentu
3. Surat penawaran ; surat yang dibuat dan dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang/jasa
4. Surat pesanan ; surat yang dibuat pembeli kepada penjual yang berisikan pesanan barang/jasa tertentu
5. Surat pemberitahuan pengiriman barang ; surat yang dikirimkepada pembeli denganmaksud untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli.
6. Surat Pengaduan ; surat yang dibuat pembeli kepada penjual yang memberitahukan bahwa barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.

Pencatatan Transaksi Barang/Jasa
Secara umum, bukti transaksi perusahaan terbagi menjadi 2, yaitu bukti transaksi intern dan ekstern
1. Bukti transaksi Intern, yaitu bukti transaksi yang dibuat oleh dan untuk intern perusahaan
a. Bukti Kas Masuk ; tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai,misalnya dari tagihan.
b. Bukti Kas Keluar; tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang secara tunai,misalnya pengeluaran gaji, pembayaran utang.

2. Bukti transaksi Ekstern, yaitu bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar.
a. Faktur ; bukti pembelian atau penjualan secara kredit
b. Kuitansi ; bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
c. Nota; bukti pembelian sejumlah barang secara tunai.
d. Nota debet ; bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dibeli.
e. Nota kredit ; bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dijual.
f. Cek ; surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank, agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut.

Pencatatan Transaksi Keuangan
Penyusunan Laporan Keuangan bertujuan untuk :
1. Memberikan informasi keuangan maupun informasi lainnya mengenai sumber-sumber ekonomi,dan kewajiban serta modal perusahaan
2. Memberikan informasi mengenai perubahan dalam sumber-sumber ekonomi karena ada aktivitas memperoleh laba
3. Memberikan informasi keuangan agar bisa memperkirakan potensi perusahaan dalam memperoleh laba di masa depan
4. Memberikan informasi keuangan yang membantu para pengguna laporan dalam memperkirakan potensi guna menghasilkan laba

Jenis-Jenis Laporan Keuangan (Berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan) antara lain:
1. Laporan Laba Rugi ; laporan yang menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menghasilkan keuntungan pada suatu periode.
2. Laporan Perubahan Modal / Equitas ; laporan yang menunjukkan perubahan modal pemilik atau laba yang tidak dibagikan pada suatu periode akuntansi karena adanya transaksi usaha selama periode tersebut.
3. Neraca ; daftar yang memperlihatkan sumber daya perusahaan, serta informasi tentang asal sumber daya tersebut.
4. Laporan Arus Kas ; laporan yang menunjukkan aliran uang yang diterima dan digunakan perusahaan di dalam satu periode beserta sumber-sumbernya.

Pajak

Perpajakan di Indonesia meliputi ketentuan dan peraturan perundangan yang berlaku di bidang perpajakan mulai dari :
1. Ketentuan umum perpajakan
2. Pajak Penghasilan (PPh)
3. Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa (PPN)
4. Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPnBM)
5. Bea Materai

Wajib pajak orang pribadi yang wajib memiliki NPWP adalah :
1. Orang yang menjalankan usaha atau pekerjaan bebas
2. Orang yang tidak menjalankan usaha atau pekerjaan bebas, yang memiliki penghasilan di atas Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)
3. Wanita kawin yang dikenakan pajak secara terpisah
4. Pengusaha yang memiliki tempat usahaa berbeda dengan tempat tinggal harus mendaftar baik di KPP ( Kantor Pelayanan Pajak) wilayah tempat tinggal maupun KPP wilayah kerjanya.

Pajak Penambahan Nilai
Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan jasa serta Pajak Penjualan atas Barang Mewah (PPn-BM) merupakan pajak yang dikenakan atas konsumsi barang atau jasa di dalam negeri. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) adalah pajak yang dikenakan atas setiap pertambahan nilai dari barang atau jasa dalam peredarannya dari produsen ke konsumen. PPN termasuk jenis pajak tidak langsung, maksudnya pajak tersebut disetor oleh pihak lain (pedagang) yang bukan penanggung pajak atau dengan kata lain, penanggung pajak (konsumen akhir) tidak menyetorkan langsung pajak yang ia tanggung.

a. Jenis barang yang tidak dikenakan PPN adalah :
1) Barang hasil tambang atau pengeboran langsung dari sumbernya. Missal : minyak mentah, gas bumi, batu bara, bijih timah, dan perak
2) Barang-barang kebutuhan pokok, seperti beras, jagung, sagu, dan kedelai
3) Makanan dan minuman yang isajikan dihotel, restaurant, rumah rumah makan, dan warung.
4) Barang hasil pertanian, perkebunan, dan hasil kehutanan yang dipetik langsung
5) Barang hasil peternakan, perburuan atau penangkapan, seperti sapi potong dan ungags
6) Listrik, kecuali listrik untukperumahan dengan daya di atas 6.600 Watt
7) Air bersih
8) Uang, emas batangan, dan surat-surat berharga lainnya

b. Jasa yang tidak dikenakan PPN, yaitu :
1) Jasa di bidang pelayanan kesehatan medis, seperti dokter umum dan spesialis
2) Jasa di bidang pelayanan sosial, seperti panti asuhan dan jasa pemakaman
3) Jasa dibidang pengiriman surat, salah satunya adalah PT POS Indonesia
4) Jasa dibidang perbankan, asuransi dan sewaguna usaha dengan hak opsi
5) Jasa di bidang keagamaan, pendidikan, kesenian, penyiaran, perhotelan, telekomunikasi.

3. Persyaratan Mengikuti Tender Proyek Konstruksi

Persyaratan mengikuti tender proyek konstruksi

Dalam KEPRES persyaratan bagi pihak-pihak yang mengikuti tender telah ditentukan. Diantaranya persyaratan bagi pengguna, persyaratan bagi panitia, dan persyaratan bagi kontraktor dan konsultan.

Persyaratan Bagi pengguna Proyek :

a.       Memiliki integritas moral

b.       Memiliki disiplin tinggi

c.       Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya

d.       Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah

e.       Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegas, dan keteladanan dalam sikap dan perilaku, serta tidak pernah terlibat dalam KKN.

Persayaratan Bagi Panitia Tender

           a.       Memiliki integritas moral, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.

           b.     Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan

           c.     Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia tender yang  bersangkutan

           d.     Memahami isi dokumen pengadaan atau metode dan prosedur pengadaan berdasarkan KEPRES

           e.     Tidak memiliki hubungan keluarga dengan pejabt yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia tender

            f.       Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah

Persayaratan bagi Kontraktor dan Konsultan

a.   Pengadaan Barang

1.     Kontraktor harus memiliki SIUP ( Surat Ijin Usaha Perdagangan ) yang masih berlaku pada bidang usaha yang ditetapkan

2.     Surat dan formulir ditandatangani oleh orang yang secara hokum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan

3.     Jika kontraktor melakukan kemitraan, maka harus mempunyai surat perikatan pembentukan kemitraan dan pemimpin kemitraan, dalam hal ini peserta prakualifikasi akan melakukan kemitraan.

4.     Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut dan tidak dalam penghentian usaha, atau tidak sedang menjalani sanksi pidana

5.     Kinerja yang baik dan todak terdaftar dalam daftar hitam di suatu instansi

6.     Memiliki alamat tetap dan jelas, serta dapat dijangkau

7.     Membuat pernyataan tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimiliki sejujur-jujurnya.

b.  Pengadaan Jasa Konsultansi

1.     Adanya surat izin usaha bidang jasa konsultansi kontraksi atau nonkontraksi yang masih berlaku dan dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang.

2.     Adanya sertifikat keahlian kerja yang masih berlaku dan dikeluarkan oleh lembaga atau badan yang berwenang untuk perorangan yang mengikuti tender.

3.     Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam peghentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana

4.     Surat dan formulir ditandatangani oleh orang yang secara hokum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan jasa konsultasi.

5.     Memiliki kemampuan pada sub bidang pekerjaan yang sesuai tender

6.     Kinerja yang baik dan tidak terdaftar dalam daftar hitam suatu instansi

7.     Konsultan memiliki kemampuan dasar pada sub bidang yang sesuai sekurang-kurangnya sama dengan nilai tender.

8.     Konsultan memiliki tenaga ahli, peralatan khusus, fasilitas dan pengalaman tertentu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan dan bias memenuhi persyaratan kualifikasi.

9.     Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dan buku penyelesaian pajak, ijazah perguruan tinggi yang diakui oleh instansi pemerintah, dan mempunyai pengalaman di bidangnya untuk para tenaga ahli yang dipekerjakan oleh konsultan.

10. Memiliki alamat yang jelas dan tetap serta dapat dijangkau

c.  Pengadaan jasa pemborong

        1.     Memiliki surat izin usaha yang masih berlaku pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang berwenang. Pemborong yang berbadan usaha harus memiliki Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK) dan surat izin lainnya yang diisyaratkan.

        2.     Surat dan formulir ditandatangani oleh yang mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan secara hukum.

        3.     Melunasi kewajiban pajak berlaku

        4.     Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam penghentian usaha, tidak dalam sanksi pidana

        5.     Pemborong memiliki kemampuan dasar pada sub bidang yang sesuai, sekurang-kurangnya sama dengna nilai tender

        6.     Memiliki peralatan khusus, tenaga ahli, dan pengalaman tertentu.

        7.     Melampirkan daftar perolehan pekerjaan yang sedang dilaksanakan

        8.     Membuat pernyataan sejujur-jujurnya tentang kompetensi dan kemampuan usaha yang dimiliki

        9.     Memiliki alamat yang tetap dan jelas serta dapat dijangkau.

        d.   Pengadaan Jasa Lainnya

        1.     Memiliki surat izin usaha yang masih berlaku pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah

        2.     Melunasi semua kewajiban pajak yang berlaku 

        3.     Adanya surat perikatan pembentukan kemitraan atau surat perjanjian kemitraan

        4.     Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam keadaan bangkrut, tidak dalam pemberhentian usaha, dan tidak dalam sanksi pidana

        5.     Memiliki peralatan khusus, tenaga ahli, dan pengalaman tertentu

        6.     Menyediakan fasilitas dan peralatan serta personel yang diperlukan dan sesuai dengan yang diisyaratkan dalam dokumen kualifikasi

4. Tahap Pengumuman Tender

Berdasarkan surat Menteri Negara PPN/ Kepala Bappenas untuk tahun 2009 sampai 2010, koran harian umum media Indonesia menjadi surat kabar yag mengumumkan pengadaan barang dan jasa pemerintah. Pada rubrik “info lelang”, dapat ditemukan berbagai macam jenis tender yang ditawarkan oleh pemerintah, diantaranya mengenai pembangunan gedung, pembangunan jembatan, pembangunan jalan, pengawasan pembangunan, pengadaan barang, pengadaan alat-alat, dan pengadaan barang serta jasa dari berbagai instanti pemerintah. Selain melalui media masa, informasi melalui internet bias dilihat di situs milik pemerintah atau BUMN, atau juga dengan membuka situs layanan pengadaan secara elektronik ( LPSE ) Nasional di www.pengadaannasional-bappenas.go.id

Tujuan pengumuman lelang melalui internet adalah :

1.     Memudahkan souring, proses pengadaan, dan pembayaran

2.     Komunikasi online antara buyers dengan vendors

3.     Mengurangi biaya proses dan administrasi pengadaan

4.     Menghemat biaya dan mempercepat proses

Tahap pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Tender :

1.     Tender harus sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki

2.     Jangan membuang waktu tender yag tidak sesuai dengan kompetensi pengadaan barang dan jasa yang dimiliki

3.     Tenggat waktu pendaftaran tidak mepet

4.     Kelengkapan dokumen sebagai syarat tender

Dokumen tender yang diterima pada saat pendaftaran adalah dokumen yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan ditenderkan. Didalamnya menjelaskan perincian secara teknis dan pekerjaan yang akan dikerjakan oleh para kontraktor atau konsultan, di antaranya :

1.     Metode pengadaan

2.     Cara penyampaian penawaran memakai satu sampul, dua sampul, atau dua tahap

3.     Dokumen apa saja yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran

4.     Acara pembukaan dokumen tender

5.     Metode evaluasi

6.     Hal-hal yang menggugurkan penawaran

7.     Jenis kontrak yang digunakan

8.     Ketentuan harga atas penggunaan produk dalam negeri

9.     Ketentuan dan cara sub kontak sebagai pekerjaan kepada usaha kecil, termasuk koperasi kecil

10. Besaran, masa berlaku, dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan penawaran

Dokumen tender tersebut dapat diperoleh secara cuma-Cuma atau dengan membayar sesuai dengan harga yang telah ditentukan oleh panitia atau dengan men-download di sebuah situs sesuai dengan pengumuman lelang yang tersebar di media masa. Selain itu, untukpelelangan tertentu pengambilan dokumen tender bias dilakukan melalui surat undangan dari panitia pengadaan barang dan jasa.

5. Tahap Penilaian Kelengkapan Administrasi Tender

Dokumen admistrasi merupakan dokumen pertama yang dinilai oleh panitia tender dalam proses seleksi selain dokumen teknis dan daftar penawaran harga. seperti yang telah dijelaskan di atas, penyusunan dan pengecekan kelengkapan dokumen akan disesuaikan dengan dokumen tender yang telah ditetapkan oleh panitia tender dan disepakati bersama dengan para peserta tender.

Dokumen-dokumen yang dibutukan dalam penawaran admistrasi terdiri dari Empat bagian, yaitu :

Formulir Kualifikasi.

a. Surat Pernyataan minat
b. Surat Pernyataan Fakta Integritas.
Fakta Integritas adalah kesepakatan tertulis yang dibuat oleh kedua belah pihak, Kontraktor, atau konsultan, dan pengguna mengenai ketransparanan dan pemberantasan korupsi dalam pengadaan barang dan jasa. Tujuan fakta Integritas adalah untuk mendukung sektor publik agar dapat menghasilkan barang dan jasa dengan harga bersaing, tanpa adanya penyimpangan-penyimpangan harga dan untuk mendukung penyediaan barang dan jasa dari pihak swasta, agar dapat dilakukan secara transparan, adil, dan menghindari penyimpangan-penyimpangan dalam pendapatan tender, sehingga biaya yang tidak perlu dapat ditrkan semaksimal mungkin
c. Formulir Isian penilaian Kualifikasi
Formulir kualifikasi ini berisikan pernyataan, data admistrasi, Izin Usaha, landasan hukum pendirian perusahan, data pengurus, Data personel, serta data peralaran dan fasilitas.
d. Surat Pengantar Penawaran
e. Surat Pernyataan Kebenaran Dokumen
f. Surat Pernyataan Bukan PNS
Surat ini biasanya dilampirkan untuk admistrasi pengadaan jasa Konsultan. Tujuannya untuk menghindari konflik kepentingan karena pegawai Negeri sipil tidak diperkenankan mengikuti tender, seperti yang telah di tuangkan dalam KEPRES No 80. Tahun 2003 Pasal 11 Poin (3), " Pegawai Negeri Sipil, Pegawai BI, Pegawai BHMN/BUMN,BUMD dilarang menjadi penyedia barang/jasa, kecuali yang bersangkutan mengambil cuti diluar tanggungan negara/BI/BHMD/BUMN/BUMD
g. Surat Pernyataan tidak dalam pengawasan.
h. Surat pernyataan Tidak masuk dalam daftar hitam ( Black List)
i. Surat pernyataan berseda Memberikan Jaminan Pelaksanaan
j. Surat pernyataan memiliki memapuan pada Bidang Pekerjaan usaha kecil.
k. Surat pernyataan mampu menyediakan Fasilitas, peralata, dan personel.
l. Surat Asli kuasa penadatanganan Penawaran ( Jika penandatangan dikuasakan)

Dokumen Legal

a. Fotocopy Akte Pendirian dan Perubahan
b. Fotocopy Tanda Daftar Perusahan (TDP)
c. Fotocopy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
d. Fotocopy Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)
e. Fotocopy Sertifikat Badan Usaha Jasa Konstruksi (SBUJK)
f. Fotocopy Sertifikat ISO
g. Surat Pernyataan Identitas Diri dan Fotocopy KTP
h. Fotocopy SIKA PKN (SP-PJT)
i. Surat Keterangan Domisili
j. Dokumen-dokuemn lainnya yang sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh panitia tender.

Dokumen Pajak

a. Fotocopy NPWP dan PKP
b. Fotocopy Bukto penerimaaan surat SPT tahunan PPh baan, PPh pasal 21, SSP pasal 25.

Dokumen BANK

a. Surat asli referensi Bank
b. Fotocopy Neraca Audi ( Untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya.)
c. Surat jaminan penawaran dari Bank ( Untuk pengadaan barang, pemborong, dan jasa lainnya)

Dokumen penawaran administrasi akan dikatakan sah bila :

1. Telah ditandatangani oleh orang yang berwenang dan semua ketentuan yang tercantum dalam dokumen telah dipenuhi

2. Adanya persaingan yang sehat, tidak ada penyelewengan penyelewengan antara pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa.

3. Adanya surat jaminan penawaran yang harus memenuhi kriteria.
    a. Diterbikan oleh bank umum
    b. Masih berlaku masa jaminan penawaran
    c. Nama kontraktor dan konsultan sama dengan nama yang tercantum dalam surat jaminan penawaran.
    d. Nilai besar jaminan tidak kurang dari nilai nominal yang ditetapkan dalam dokumen penjelasan.
    e. Jaminan harus dicantumkan dalam huruf dan angka.
    f. Nama pengguna yang menerima jaminan penawaran sama dengan nama pengguna yang mengadakan pelelangan.
    g. Paket pekerjaan yang dijamin sama dengan pekerjaan yang dilelang.
    h. Isi surat jaminan penawaran harus sesuai ketentuan dalam dokumen pemilihan kontraktor dan konsultan. Apabila terdapat hal yang kurang jelas. Maka harus diklarifikasi dengan pihak terkait tanpa mengubah subtansi dan jaminan penawaran.

4. Surat penawaran yang menggunakan satu sampul harus ditandatangani oleh pemimpin perusahan dan kalau berhalangan, maka dia memberikan kuasa kepada pihak lain sesuai dengan surat kuasanya.

5.Pengerjaan harus sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.

6. Analisis Harga Satuan Pekerjaan Utama harus diampaikan dengan lengkap sesuai ketentua yang ada.

7. Melunasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pajak dan melampirkan bukti pembayaran ( Fotocopy)

8. Untuk hal yang kurang jelas, panitia tender dapat melakukan klarifikasi.

9. Untuk penawaran yang telah memenuhi persyaratan adminstrasi akan dilanjutkan dengan evaluasi teknis sesuai dengan persyaratan yang disepakati.